[Outlook] 아웃룩 마스터로 업무 효율 높이기

회사에서 아웃룩 프로그램을 사용하는데요. 업무 특성상 메일 커뮤니케이션할 일이 많네요.

이번 기회에 아웃룩 프로그램 사용법을 제대로 공부하여 업무를 조금 더 효율적으로 진행해보려고 합니다.

관련 공부사항 정리하여 남깁니다.

 

* (참고) 본문에서 언급한 기능들은 아웃룩 공식 지원 사이트를 보면 쉽게 따라 할 수 있습니다.

 

수신

메일 체크 루틴 만들기

• [출근하자마자] 전날 퇴근 후 ~ 출근까지 수신된 메일 체크
• [PM 2:00] 대부분의 사람들이 점심 시간 이후 작성하려고 했던 메일들이 평균 오후 2시 전까지 발송되므로 

수신 받는 메일들 규칙 정하여 분류하기

• 받는 메일함 폴더 구조 만들기
  • 개인
  • 업무
    • 중요한 업무
    • 급한 업무
    • 프로젝트별
      • 유관 부서별
        • 작업별
    • 공통 업무
      • 인사, 라운지데스크, 사내교육, 법인카드 등
  • 스팸
    • 비업무 영역
    • 기타
• 반복적으로 수신하는 메일들
  • 규칙명 분류 (1단계~3단계 활용)
    • 대제목-중제목-소제목
  • 조건 (4가지 활용, 다중 조건 가능)
    • 보낸 사람
    • 받는 사람
    • 제목에 특정 문자 혹은 문자열 포함
    • 제목/본문에 특정 문자 혹은 문자열 포함
  • 처리 작업
    • 폴더 이동
    • 읽은 상태로 표시 (시스템 모니터링 메일들 중 특이사항 없는 케이스)
  • 규칙 지속 여부
    • 더 이상 규칙 수행 중지
      • 해당 메일이 더 이상 규칙 수행 필요 없을 경우
• 불필요한 메일 차단
  • 스팸 메일 중 보관이 필요 없는 메일들 수신 차단

특정 메일에 색상으로 구분하기

• 특정 부서
• 특정 발신인
• 특정 제목별

규칙으로 분류되지 않는 메일들 처리하기

• 단축키 사용하여 메일 분류하기 
  • To-Do-List 등록
  • 차단/스팸 등록

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발신

반복적인 메일 작성 내용 서식으로 만들어 재사용하기

• 반복적인 메일 작성 업무의 경우 해당 틀을 미리 서식으로 만들어두기
• 반복적으로 사용하는 문구들 미리 서식으로 만들어두기 

작성된 메일 맞춤법 검사하기

• 중요도가 높은 메일일 경우 꼭 작성된 메일 맞춤법 검사해보기

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기타

일정 관리하기

• 여러 일정 관리 프로그램 사용하지 말고, 아웃룩 일정으로 통일하여 업무 관련 일정 효율적으로 관리하기

일정 관리 필요한 메일 연동하기

• 일정이 있는 메일은 아웃룩 일정에 연동하여 가시적으로 관리 및 알림 받기 (회의, 목표일정 등)

메일 검색 시 검색 조건 활용하기

• AND - 모두 만족시키는 조건
• OR - 둘 중 하나만 만족시키면 되는 조건
• "" - 문자 혹은 문자열 100% 맞는 경우만

아웃룩 보드 (Outlook Board) 활용하기

• 메모, 일정, ToDoList, 날씨, 목표, 파일, 링크, 사용자 등 업무와 관련된 정보 가시적으로 배치하여 한눈에 파악 및 필요할 때마다 바로 확인하여 사용 가능하도록 활용